Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự được hiểu là việc xác nhận tính hợp pháp của con dấu, chữ ký trên các tài liệu, giấy tờ… của một cá nhân hay tổ chức được ban hành tại nước ngoài nhằm phục vụ cho việc sử dụng tại nước sở tại. Nói cách khác, bất kỳ một giấy tờ, văn bản nước ngoài nào có liên quan đến pháp luật muốn có giá trị sử dụng tại một quốc gia khác thì đều phải được chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự. Cụ thể nội dung, quy trình, thủ tục như thế nào, hãy cùng Kim Long tìm hiểu nhé!

CƠ SỞ PHÁP LUẬT QUY ĐỊNH VỀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Toàn bộ các công tác về Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự đều chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật sau:

• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự;
• Thông tư 157/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự;
• Thông tư 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự.

HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ LÀ GÌ

1/ Hợp pháp hóa lãnh sự

Theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ: Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, thì:

“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

Cơ quan này có thể là:

• Tại Việt Nam:

+ Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam,

+ Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, hoặc

• Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Hiện nay, rất nhiều thủ tục hành chính tại Việt Nam yêu cầu hồ sơ cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

• Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài,
• Đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại Việt Nam,
• Hoàn thiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam,
• Người nước ngoài xin nhận con nuôi tại Việt Nam,
• Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam,
• …

2/ Chứng nhận lãnh sự

Theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự:

“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự cũng chính là cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam như đã đề cập ở trên.

Hiện nay, cũng có rất nhiều thủ tục hành chính cần phải chứng nhận lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam, bao gồm:

• Xin việc tại nước ngoài,
• Xin định cư tại nước ngoài,
• Đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại nước ngoài,
• Xin nhập tịch nước ngoài,
• …

Như vậy:

• Mục đích chính của việc chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự là xác nhận giá trị của một văn bản do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp.
• Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Lưu ý: Do Việt Nam chưa phải là thành viên của Công ước LaHay (Hague/Apostille) do đó các giấy tờ được cấp bởi hay sử dụng tại của Việt Nam (kể cả tại các quốc gia thành viên của Công ước LaHay) đều được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ hoặc theo thỏa thuận pháp luật của Việt Nam và quốc gia có liên quan.

PHÂN BIỆT HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ VÀ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Hai quy trình này giống nhau ở chỗ: việc chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ đều do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện. Tuy nhiên, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau ở điểm:

Chứng nhận lãnh sự: chứng nhận giấy tờ do Việt Nam cấp để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Hợp pháp hóa lãnh sự: chứng nhận giấy tờ do nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

NHỮNG GIẤY TỜ THƯỜNG ĐƯỢC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Các giấy tờ sau là các giấy tờ thường cần hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại nước không phải là nước cấp:

• Bằng cấp và chứng chỉ;
• Lý lịch tư pháp;
• Đăng ký kết hôn;
• Giấy khám sức khỏe,
• …

Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Giấy tờ tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Ngoài ra, không phải giấy tờ nào cũng cần phải được hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự thì mới sử dụng được tại quốc gia không phải là quốc gia cấp. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng như theo các hiệp định giữa Việt nam với một số quốc gia, có một số nước và giấy tờ được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự. Trên cơ sở Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự giữa Việt Nam Pháp ký năm 1999, Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi và Công hàm trao đổi giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam năm 2011, các giấy tờ sau được miễn Hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự :

• Bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự, các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con
• Giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi
• Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự được miễn hợp pháp hóa tuy nhiên phải được chứng nhận lãnh sự nếu phía Bên tiếp nhận giấy tờ kia yêu cầu).

CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN LÀM HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, Điều 1 Thông tư số 01/2012/TT-BNG và Cổng thông tin điện tử về Công tác Lãnh sự của Bộ ngoại giao tại http://lanhsuvietnam.gov.vn, chúng ta có thể thấy được, các cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại nước ngoài hoặc chứng nhận lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam là:

• Tại Việt Nam: Cục lãnh sự Bộ ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong nước. Ngoài ra, có 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
• Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Cụ thể:

• Hợp pháp hóa lãnh sự ở Hà Nội: Cục Lãnh sự (Hà Nội) thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội.

Địa chỉ: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội

Số điện thoại: 024 3799 3125

• Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM: Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại HCM

Địa chỉ: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.

Số điện thoại: 028 3822 4224

• Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài:

Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. Cơ quan này thường là Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

• Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự online

Gửi qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

THỜI GIAN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Theo Khoản 5 và Khoản 6 Điều 11, Khoản 4 Điều 14 và Khoản 4 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng thực lãnh sự là: 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, hoặc không quá 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên. Có thể dài hơn nếu cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ., tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.

Như vậy, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu còn tùy thuộc vào số lượng cũng như tính chất của loại hồ sơ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự. Nhưng nhìn chung, thời gian này thường không quá 1 tuần làm việc.

Ngoài ra, cá nhân còn cần thời gian xin chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước cấp (nếu là giấy tờ nước ngoài) hoặc tại nước sử dụng (nếu là giấy tờ cấp tại Việt Nam).

HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ CÓ LÀM HỘ ĐƯỢC KHÔNG?

Theo Nghị định Số: 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự do Chính phủ ban hành:

1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.
2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định này hoặc gửi qua đường bưu điện.

► Như vậy: Các giấy tờ hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự có thể nhờ người khác nộp hộ.

NGÔN NGỮ SỬ DỤNG ĐỂ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hoá lãnh sự là tiếng Việt và tiếng Anh. Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự là ngôn ngữ chính thức của nước ngoài, nơi giấy tờ, tài liệu của Việt Nam được đem ra sử dụng hoặc là một trong các ngôn ngữ chính thức của Liên Hợp quốc.

HỒ SƠ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

1/ Hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

• Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online. Xem chi tiết cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tại đây.
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
• 01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

2/ Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

• Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online;
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm chứng nhận;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận và 01 bản chụp bản dịch nêu trên;
• 01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự

Lưu ý: Khi chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự đối vớ giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

1/ Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Bước 1: Chứng thực giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài

Công tác chứng thực này được thực hiện tại:

• Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc
• Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự

Trong bước này,

• Đầu tiên, hãy cần chuẩn bị bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại mục hồ sơ nêu trên.
• Sau đó, mang bộ hồ sơ này lên cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.
• Sau khi nhận được giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự thì dịch thuật công chứng ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam. Sẽ không cần thực hiện mục này nếu giấy tờ, tài liệu đó đã có tiếng Việt.

2/ Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam

Bước 1: Chứng nhân lãnh sự:

Chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự nêu tại mục Hồ sơ ở trên. Sau đó, mang hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam để chứng nhận lãnh sự.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự:

Đem giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, cùng hồ sơ yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của quốc gia mà cá nhân sẽ sử dụng giấy tờ đỏ để hợp pháp hóa lãnh sự.

Cơ quan đó có thể là:

• Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc
• Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam (tùy theo quy định của từng quốc gia).

DỊCH VỤ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Kim Long với đội ngũ chuyên viên đã có kinh nghiệm hơn 10 năm năm trong lĩnh vực dịch vụ hành chính công cùng mạng lưới đối tác khắp nơi trên thế giới sẽ giúp quý khách hàng tiết kiệm công sức và thời gian hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự tất cả cá giấy tờ cấp tại nước ngoài cũng như Việt Nam. Nếu không đủ thời gian để tìm hiểu kỹ lương về quy trình, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, hoặc không có thời gian để thực hiện các thủ tục này, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự của Kim Long để hạn chế tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian và đem đến hiệu quả công việc tối ưu nhất.

Kim Long luôn sẵn sàng xử lý hồ sơ cho quý khách hàng, hỗ trợ giải quyết cho từng trường hợp cụ thể và đưa ra những giải pháp tốt nhất cho dịch vụ hỗ trợ về hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự. Để biết thêm chi tiết về dịch vụ này, quý khách hàng vui lòng liên hệ tổng đài 082.5533.111. Cảm ơn quý khách hàng vì tin tưởng và đồng hành cùng Kim Long!